Pengembangan Sistem Monitoring Peminjaman Arsip Transaksi Keuangan Berbasis Google Workspace pada Divisi Akuntansi PT XYZ

muhamad imam nurfadhilah

Authors

muhamad imam nurfadhilah Politeknik Negeri Bandung

Keywords:

Arsip, Arsip transaksi keuangan, Peminjaman arsip, Integrasi Data Arsip , Google Apps Script , Dashboard Monitoring

Abstract

PT XYZ merupakan perusahaan dengan aktivitas transaksi keuangan tinggi yang menghasilkan arsip transaksi keuangan dalam jumlah besar dan secara rutin dipinjam untuk mendukung kegiatan administrasi, pelaporan keuangan, dan audit. Berdasarkan observasi pada Unit Arsip Divisi Akuntansi, rata-rata terdapat 300 hingga 500 transaksi peminjaman arsip setiap bulan, namun pendataannya masih dilakukan manual pada beberapa lembar kerja terpisah, sehingga data tidak terintegrasi dan monitoring peminjaman menjadi kurang efektif. Proyek pengabdian ini bertujuan mengembangkan dan menerapkan sistem monitoring peminjaman arsip transaksi keuangan berbasis Google Workspace, memanfaatkan Google Apps Script sebagai media otomatisasi, Google Sheets sebagai basis data terpusat, Google Drive sebagai media penyimpanan digital, serta surel sebagai sarana notifikasi otomatis, dikembangkan menggunakan metode ADDIE melalui wawancara, observasi, dan dokumentasi. Pelaksanaan pengabdian mencakup instalasi sistem sebagai web app, sosialisasi kepada petugas arsip, serta pendampingan melalui penyerahan Manual Book agar sistem dapat dioperasikan mandiri oleh mitra. Hasil implementasi menunjukkan dampak konkret bagi mitra berupa peningkatan efisiensi kerja: waktu pencatatan peminjaman berkurang dari rata-rata 3 menit 40 detik menjadi 46 detik per transaksi (penurunan sekitar 79%), serta langkah kerja admin berkurang dari 5 menjadi 2 langkah. Sistem juga berhasil mengotomatisasi pembuatan folder penyimpanan arsip, pengiriman notifikasi surel, dan monitoring peminjaman secara terpusat melalui dashboard, dilengkapi autentikasi yang membedakan hak akses peminjam dan petugas arsip. Dengan hasil tersebut, sistem terbukti meningkatkan efektivitas kerja petugas arsip serta memperkuat pengawasan terhadap pergerakan arsip transaksi keuangan pada Unit Arsip Divisi Akuntansi PT XYZ.

Downloads

Download data is not yet available.

References

Ayu, D. S., & Nizham, U. (2025). Evaluasi Pelatihan Barang Dalam Keadaan Terbungkus ( BDKT ) Terhadap Usaha Kecil dan Menengah ( UMKM ). Jurnal Inovasi Penelitian dan Pengabdian Masyarakat, 5(2), 284–293. https://doi.org/10.53621/jippmas.v5i2.641

Azizah, S. N., & Nugraha, J. (2022). Pengelolaan Arsip Dinamis Pada Kantor Kecamatan Tanjunganom Kabupaten Nganjuk. Journal of Office Administration: Education and Practice, 2(1), 62–78. https://doi.org/10.26740/joaep.v2n1.p62-78

Haryadina Putra, B. A. F., & Dirgahayu, R. T. (2025). Google App Script untuk Pengembangan Sistem Infromasi Laboratorium. JATISI (Jurnal Teknik Informatika dan Sistem Informasi), 12(1). https://doi.org/10.35957/jatisi.v12i1.9368

Hidayat, F., Rahayu, C., Barat, K. B., Nizar, M., Coblong, K., & Bandung, K. (2021). Model ADDIE (Analysis, Design, Development, Implementation and Evaluation) Dalam Pembelajaran Pendidikan Agama Islam. Jurnal Inovasi Pendidikan Agama Islam, 28–37. https://doi.org/10.15575/jipai.v1i1.11042

Husaini, M., Raudah, S., & Amaliya, M. (2023). Implementasi Program Perluasan Jangkauan UMKM di Kabupaten Balangan. SENTRI : Jurnal Riset Ilmiah, 2(6), 2134–2139. https://doi.org/10.55681/sentri.v2i6.1027

Kharismaputra, A. P., Rizkyana, F. W., & Susanti, A. (2022). Sistem Informasi Administrasi Perkantoran : Meningkatkan Efisiensi dan Produktivitas. Business and Accounting Education Journal, 3(3), 402–407. https://doi.org/10.15294/baej.v3i3.68922

Martantoh, E., Aripudin, M., Studi, P., Informasi, S., Panca, U., Bekasi, S., Pusat, C., & Bekasi, K. (2023). Sistem Informasi Penjualan Berbasis WEB Dengan Metode ADDIE pada Kedai Kopi Karyawan. Jurnal Innovation and Future Technology (IFTECH), 5(2), 92–101. https://doi.org/10.47080/iftech.v5i2.2721

Megawaty, D. A., & Putra, M. E. (2020). Aplikasi Monitoring Aktivitas Akademik Mahasiswa Program Studi Informatika Universitas XYZ Berbasis Android. Jurnal Informatika dan Rekayasa Perangkat Lunak (JATIKA), 1(1), 65–74. https://doi.org/10.33365/jatika.v1i1.177

Mulyapradana, A., Kharis, A. J., Muafiq, F., Paramita, I. I., & Lestari, M. C. (2023). Sistem Penyimpanan Arsip Untuk Meningkatkan Pelayanan Publik di Kantor Desa Plelen. Jurnal Pemerintahan dan Politik, 8, 221–228. https://doi.org/10.36982/jpg.v8i3.3168

Muthmainnah, H. H., & CMS, S. (2020). Penyimpanan Arsip Dinamis Pada Bagian Arsip Pusat PT.Pindad (Persero). Jurnal Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi, 12(1), 11–20. https://doi.org/10.37108/shaut.v12i1.272

Pamungkas, D. A. P., & Rahardja, Y. (2025). Design of an Archival Information System for LLDIKTI Region VIII using the Research and Development Method. SISTEMASI, 14(3), 1344. https://doi.org/10.32520/stmsi.v14i3.5160

Ramudin, R. P. (2019). Pengelolaan Arsip Sesuai Standar Internasional ( ISO 15489 - 1 : 2016 ) Studi Kasus Pengelolaan Arsip Bank Indonesia. Diplomatika: Jurnal Kearsipan Terapan, 3(1), 14–25. https://doi.org/10.22146/diplomatika.50431

Rochmawati, I. (2019). Analisis User Inteface Situs Web IWEARUP.com. Visualita, 7, 31–44. https://doi.org/10.33375/vslt.v7i2.1459

Sari, I. P., Batubara, I. H., Al-Khowarizmi, A.-K., & Hariani, P. P. (2022). Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Digital Berbasis Web untuk Mengatur Sistem Kearsipan di SMK Tri Karya. Wahana Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat, 1(1), 18–24. https://doi.org/10.56211/wahana.v1i1.101

Yuliyani, M. & A. S. (2024). Pengelolaan Arsip Pelaporan Dan Pertanggung Jawaban Keuangan Di Desa Kalijati Barat Kabupaten Subang. The World of Financial Administration Journal, 6(1), 39–45. https://doi.org/10.37950/wfaj.v6i1.2047.