Proses Pengiriman Naskah
# Proses Pengiriman Naskah
Jurnal Media Informatika menerima pengiriman naskah secara daring melalui sistem Open Journal Systems (OJS). Untuk menjaga keteraturan proses editorial, pencatatan metadata, komunikasi dengan penulis, dan pelaksanaan proses penelaahan sejawat, naskah tidak diterima melalui email pribadi atau media komunikasi lain sebagai jalur pengajuan resmi.
Penulis bertanggung jawab memastikan bahwa naskah telah memenuhi persyaratan administratif, teknis, etika, dan substansi sebelum proses pengiriman dilakukan. Pengiriman naskah melalui sistem OJS merupakan tahap awal proses editorial dan tidak berarti naskah secara otomatis diterima, memperoleh keputusan Accepted, atau dijamin akan diterbitkan.
Catatan Penting: Naskah yang dikirimkan harus merupakan karya asli, belum pernah diterbitkan sebelumnya, dan tidak sedang dalam proses penilaian atau pengajuan pada jurnal lain. Seluruh penulis harus mengetahui, menyetujui, dan bertanggung jawab atas pengiriman naskah kepada Jurnal Media Informatika.
1. Persiapan Sebelum Pengiriman
Sebelum memulai proses pengiriman, penulis wajib memastikan bahwa naskah telah disiapkan sesuai dengan template resmi Jurnal Media Informatika.
- Naskah disiapkan menggunakan Microsoft Word (.doc atau .docx).
- Naskah menggunakan kertas A4 dengan format satu kolom dan mengikuti pengaturan margin yang telah ditetapkan dalam template resmi.
- Seluruh isi naskah harus mengikuti ketentuan mengenai jenis huruf, ukuran huruf, spasi, heading, tabel, gambar, persamaan, dan struktur artikel sesuai template.
- Panjang artikel disesuaikan dengan ketentuan template resmi, yaitu sekitar 8–10 halaman.
- Judul artikel harus singkat, spesifik, informatif, mencerminkan substansi penelitian, dan maksimal 14 kata.
- Naskah dapat ditulis dalam Bahasa Indonesia atau Bahasa Inggris sesuai dengan ketentuan jurnal.
2. Pemeriksaan Kelengkapan Naskah
Sebelum naskah diunggah ke sistem OJS, penulis disarankan melakukan pemeriksaan akhir terhadap kelengkapan dan kesesuaian naskah sebagai berikut:
| No. | Komponen Pemeriksaan |
|---|---|
| 1 | Judul telah sesuai dengan substansi penelitian dan tidak melebihi ketentuan maksimal 14 kata. |
| 2 | Nama penulis, afiliasi, dan alamat email telah disiapkan sesuai dengan ketentuan jurnal. |
| 3 | Abstrak telah disusun sesuai ketentuan dengan panjang sekitar 150–250 kata. |
| 4 | Kata kunci terdiri atas 5–7 kata atau frasa yang mewakili konsep utama penelitian. |
| 5 | Struktur naskah telah mengikuti ketentuan template dan jenis artikel yang dikirimkan. |
| 6 | Tabel, gambar, grafik, dan persamaan telah diberi nomor serta keterangan yang sesuai dan dirujuk dalam naskah. |
| 7 | Seluruh sitasi dan daftar pustaka telah menggunakan IEEE Reference Style. |
| 8 | Daftar pustaka memenuhi ketentuan jurnal dengan minimal 25 referensi, mengutamakan sumber primer dan literatur yang relevan serta mutakhir. |
| 9 | Setiap sumber yang dikutip dalam naskah tercantum dalam daftar pustaka dan setiap referensi dalam daftar pustaka benar-benar dirujuk dalam naskah. |
| 10 | Penggunaan Artificial Intelligence (AI), apabila relevan dan memenuhi ketentuan pengungkapan, telah dinyatakan sesuai dengan kebijakan jurnal. |
3. Registrasi dan Login ke Sistem OJS
Penulis yang belum memiliki akun harus melakukan registrasi terlebih dahulu melalui sistem OJS Jurnal Media Informatika. Penulis yang telah memiliki akun dapat langsung masuk menggunakan akun yang telah terdaftar.
Penulis disarankan menggunakan alamat email yang aktif karena komunikasi mengenai perkembangan naskah, permintaan klarifikasi, revisi, dan keputusan editorial dapat disampaikan melalui sistem OJS dan/atau alamat email yang tercatat dalam metadata.
Perhatian: Penulis bertanggung jawab memastikan ketepatan nama, afiliasi, alamat email, dan informasi lain yang dimasukkan ke dalam sistem.
4. Tahapan Pengiriman Naskah
Pengiriman dilakukan melalui menu New Submission atau fitur pengajuan naskah yang tersedia pada sistem OJS. Secara umum, proses pengiriman meliputi:
- Memulai Pengiriman Naskah
Penulis memulai proses pengajuan melalui sistem OJS. - Menyetujui Persyaratan Pengiriman
Penulis membaca dan menyetujui persyaratan pengiriman, termasuk ketentuan mengenai orisinalitas, eksklusivitas pengajuan, etika publikasi, dan kesesuaian dengan kebijakan jurnal. - Mengunggah File Naskah
File utama naskah diunggah sesuai dengan format dan template yang ditetapkan. - Mengisi Metadata Artikel
Penulis melengkapi metadata yang diperlukan, seperti judul, abstrak, kata kunci, nama penulis, afiliasi, alamat email, dan informasi lain yang diminta oleh sistem. - Mencantumkan Seluruh Penulis
Seluruh pihak yang memenuhi kriteria kepenulisan harus dicantumkan dengan benar dan sesuai urutan yang telah disepakati. - Mengunggah Dokumen Pendukung
Apabila diperlukan, penulis dapat diminta mengunggah dokumen pendukung, seperti pernyataan etika, persetujuan penelitian, data pendukung, atau dokumen lain yang relevan. - Konfirmasi dan Penyelesaian Pengiriman
Sebelum menyelesaikan pengiriman, penulis wajib memeriksa kembali file dan metadata. Setelah proses selesai, sistem akan mencatat naskah sebagai submission baru.
5. Persyaratan Metadata
Metadata merupakan bagian penting dalam pengelolaan editorial, publikasi, penelusuran, dan pengindeksan artikel. Informasi yang dimasukkan ke dalam sistem harus akurat, lengkap, dan konsisten dengan naskah yang diunggah.
- Judul artikel harus sesuai dengan judul dalam naskah.
- Abstrak harus konsisten dengan abstrak dalam naskah.
- Kata kunci harus relevan dengan substansi penelitian.
- Nama seluruh penulis harus dicantumkan secara lengkap dan sesuai urutan kepenulisan.
- Afiliasi dan alamat email harus ditulis secara benar dan menggunakan informasi terkini.
- Informasi tambahan yang diminta oleh sistem harus diisi secara akurat dan tidak menyesatkan.
6. Konfirmasi Setelah Pengiriman
Setelah proses submission berhasil diselesaikan, penulis akan memperoleh konfirmasi melalui sistem OJS dan/atau alamat email yang terdaftar. Penulis dapat memantau perkembangan naskah melalui akun OJS masing-masing.
Status naskah dapat berubah sesuai dengan perkembangan proses editorial, termasuk pemeriksaan awal, permintaan perbaikan, penugasan editor, proses Double-Blind Peer Review, revisi, keputusan editorial, hingga tahap produksi apabila artikel dinyatakan diterima.
Catatan: Konfirmasi bahwa submission telah berhasil masuk ke sistem hanya menunjukkan bahwa naskah telah diterima oleh sistem editorial. Konfirmasi tersebut bukan merupakan keputusan penerimaan artikel, bukan Letter of Acceptance, dan tidak menjamin bahwa naskah akan diterbitkan.
7. Pemeriksaan Awal Editorial
Setiap naskah yang berhasil dikirimkan akan melalui tahap Initial Screening atau pemeriksaan awal editorial. Pada tahap ini dapat dilakukan pemeriksaan terhadap kesesuaian ruang lingkup, kelengkapan naskah, kepatuhan terhadap template, kelengkapan metadata, persyaratan etika, orisinalitas, serta aspek lain yang relevan dengan proses editorial.
Naskah yang belum memenuhi persyaratan dapat dikembalikan kepada penulis untuk diperbaiki sebelum dilanjutkan ke tahap berikutnya. Naskah juga dapat dinyatakan tidak sesuai dengan ruang lingkup atau persyaratan jurnal dan tidak dilanjutkan ke proses penelaahan sejawat.
8. Tanggung Jawab Penulis Setelah Pengiriman
- Penulis wajib memantau akun OJS dan alamat email yang terdaftar.
- Penulis wajib memberikan respons terhadap permintaan klarifikasi atau revisi dalam waktu yang ditentukan.
- Naskah yang sama tidak boleh dikirimkan ke jurnal lain selama masih berada dalam proses editorial, kecuali naskah telah ditarik secara resmi atau telah memperoleh keputusan akhir.
- Setiap perubahan terkait kepenulisan, afiliasi, atau informasi penting lainnya harus dikomunikasikan kepada editor sesuai dengan kebijakan jurnal.
- Penulis tetap bertanggung jawab penuh atas keakuratan, orisinalitas, integritas, legalitas, dan etika seluruh isi naskah.
9. Alur Umum Proses Setelah Pengiriman
Ketentuan Umum: Keputusan editorial sepenuhnya didasarkan pada pertimbangan akademik, kesesuaian ruang lingkup, kualitas ilmiah, hasil pemeriksaan editorial, rekomendasi reviewer, kepatuhan terhadap etika publikasi, dan persyaratan jurnal. Pengiriman naskah atau keberhasilan melewati salah satu tahapan proses tidak menjamin bahwa artikel akan memperoleh keputusan Accepted atau diterbitkan.
Proses pengiriman naskah ini harus dibaca bersama dengan Author Guidelines, Template Naskah, Jenis Naskah, Proses Peer Review, Etika Publikasi, Kebijakan Plagiarisme dan Similarity, Kebijakan Penggunaan Artificial Intelligence (AI), serta kebijakan editorial lainnya pada Jurnal Media Informatika.
